สารสนเทศ (Information)

ข้อมูลต่างๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมี การประมวลหรือวิเคราะห์ผลสรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมาย มีคุณค่าเพิ่มขึ้นและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งาน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ .

สารสนเทศมีประโยชน์ คือ ?

1. ให้ความรู้
2. ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
3. ทำให้เห็นสภาพปัญหา สภาพการเปลี่ยนแปลงว่าก้าวหน้าหรือตกต่ำ
4. สามารถประเมินค่าได้.

การรู้สารสนเทศ หมายถึง ?

ความรู้ ทักษะ ความสามารถของบุคคลในการตระหนักถึงความต้องการสารสนเทศ การเข้าถึงสารสนเทศและแหล่งสารสนเทศ การประเมินสารสนเทศ และนำสารสนเทศไปใช้ให้เกิดประโยชน์แก่ตนเองและส่วนร่วม.

บทเรียนออนไลน์เรื่อง เทคโนโลยีสารสนเทศ

           ในชีวิตประจำวัน การดำเนินชีวิต มนุษย์ต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอยู่ตลอดเวลา อาจเป็นผู้ให้ข้อมูล ผู้ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ และอาจเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารนเทศ ดังนั้น การรู้จักประเภทของข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศ มีกระบวนการที่ผู้เกี่ยวข้องกับข้อมูลจะต้องเข้าใจในกระบวนการประมวลผล การจัดการข้อมูลและสารสนเทศเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกิดประโยชน์กับตัวเอง หน่วยงานหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง

        สาระการเรียนรู้

1. ข้อมูล

2. สารสนเทศ

3. การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

4. ระบบสารสนเทศ (Information System :: IS)

5. ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer Based Information System :: CBIS)

6. การแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

7. ประเภทของระบบสารสนเทศ

        ข้อมูล (Data)

ความหมายของข้อมูล

           ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดของสิ่งที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ ภาพ เสียง และวีดิทัศน์ ดังนั้น การเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่สนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึง ตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งที่สนใจ

ภาพที่ 2.1 ข้อมูล

        คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

        การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาต่าง ๆ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้

1. ความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy) ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลที่เก็บมาเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บข้อมูล ต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน (Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ การได้มาของข้อมูล จำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน

3. ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้นกับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์

4. ตรงตามความต้องการ (Relevance) และสอดคล้องตามความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ 5. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ทั้งกระชับและชัดเจน แหล่งข้อมูลที่นำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบได้ มีที่มาน่าเชื่อถือ เพื่อจะได้นำข้อมูลที่ได้รับมาใช้ประโยชน์  

        ประเภทของข้อมูล

        ตามที่ได้กล่าวมาแล้วว่า ข้อมูลคือข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เราแบ่งประเภทของข้อมูลได้เป็น 2 ประเภท คือ ตามแหล่งกำเนิด และตามลักษณะของข้อมูล

1. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งกำเนิด แบ่งได้ 2 ประเภท คือ

    1) ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจาก แหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่าง ๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลได้ เช่นเครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูลนั้น ๆ

    2) ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้วบางครั้ง อาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลไม่จำเป็นต้องไปสำรวจเอง ตัวอย่างจากข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่หน่วยงานรัฐบาลทำไว้แล้ว เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการส่งออกสินค้า สถิติการนำเข้าสินค้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์เผยแพร่เพื่อให้ใช้งานได้หรือนำเอาไปประมวลผลต่อ

2. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล สามารถแบ่งได้ 2 ประเภท คือ

    1) ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนขนาดหรือปริมาณซึ่งวัด ออกมาเป็นค่าตัวเลขที่สามารถนำมาใช้เปรียบเทียบขนาดได้โดยตรง เช่น ความสูงของนักเรียนทุกคนในห้อง

    2) ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่สามารถวัดออกมาเป็นค่า ตัวเลขได้โดยตรง แต่วัดออกมาในเชิงคุณภาพได้ เช่น เพศ ความชอบ ความคิดเห็น  

ภาพที่ 2.2 ประเภทของข้อมูลในปัจจุบัน

       ฉะนั้นการทำงานให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน 

 

       สนเทศ (Information)

ความหมายของสารสนเทศ

           สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เพราะผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น เมื่อต้องการสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนการรับสมัครนักเรียน สารสนเทศที่ต้องการก็ควรจะเป็นรายงานสรุปยอดการสมัครของนักเรียนของปีที่ผ่านมาที่เพียงพอแก่การตัดสินใจ

ภาพที่ 2.3 สารสนเทศในปัจจุบัน

 

        คุณลักษณะของสารสนเทศ

  1. ความถูกต้องแม่นยำ พิจารณาได้จากอัตราส่วนของสารสนเทศที่ถูกต้องกับจำนวนสารสนเทศที่ผลิตขึ้นมาทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง
  2. ความทันต่อการใช้งาน พิจารณาจากสถานการณ์ เงื่อนไขเวลา ที่จำเป็นต่อข้อสนเทศ ไม่ได้ หมายความถึงความรวดเร็วในการเก็บข้อมูล
  3. ความสมบูรณ์กะทัดรัด พิจารณาจากการรวบรวมข้อมูลข้อเท็จจริงที่กระจัดกระจายให้ได้ปริมาณ มากพอ ครอบคลุมประเด็นที่ต้องใช้ประโยชน์ในเรื่องนั้น ๆ ในขณะเดียวกันก็ไม่ได้หมายถึงการรวมรวมรายละเอียดเชิงปริมาณมากจนเกินประโยชน์ใช้สอย จำเป็นต้องจัดกระทำให้กะทัดรัดและนำเสนอให้เกิดประโยชน์ เช่น เลือกนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิ แผนภาพ ตารางสรุป เพื่อให้เห็นได้สะดวกย่อมดีกว่าการบรรยายรายละเอียดของข้อมูล
  4. สอดคล้องต่อความต้องการ พิจารณาจากความต้องการในการรับรู้ของผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสารสนเทศที่จำเป็นต่อภารกิจ หน้าที่ เป้าหมายที่ผู้ใช้สารสนเทศต้องตัดสินใจหรือปฏิบัติงาน
  5. เข้าใจง่าย สารสนเทศที่มีคุณภาพจะต้องเข้าใจง่าย ไม่ซ้ำซ้อนต่อการทำความเข้าใจคือไม่ต้องแสดงรายละเอียดให้ลึกมากเกินไป
  6. เชื่อถือได้ สารสนเทศที่ดีต้องเชื่อถือได้ วิธีการรวบรวมข้อมูลต้องมีความน่าเชื่อถือ
  7. คุ้มราคา สารสนเทศที่ผลิตควรจะต้องมีความประหยัด เหมาะสมคุ้มค่ากับราคา
  8. ตรวจสอบได้ สารสนเทศจะต้องตรวจสอบความถูกต้องได้
  9. สะดวกในการเข้าถึง สารสนเทศจะต้องง่ายและสะดวกต่อการเข้าถึงข้อมูลตามระดับสิทธิ์ของผู้ใช้
  10. ปลอดภัย สารสนเทศจะต้องถูกออกแบบและจัดการให้มีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลหรือสารสนเทศนั้น

        ฉะนั้นความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศก็คือ ข้อมูลเป็นเท็จจริงที่ยังไม่ได้ประมวลผลส่วนสารสนเทศก็คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลโดยวิธีต่าง ๆ เช่น การนำมาจัดเรียง การผ่านสูตรคณิตศาสตร์หรือวิทยาศาสตร์ การหาผลเฉลี่ย และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้นั่นเอง

 

       การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

       การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

    1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย

        1) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

        2) การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อ ตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูล 1 คน ผู้ตรวจสอบ 1 คน เมื่อผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบ ถ้าพบข้อผิดพลาดให้ทำการแก้ไขให้ถูกต้อง

    2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ ประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้                

        1) การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียนและแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดหมู่สินค้าและบริการ เพื่อความสะดวกในการค้นหา

        2) การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรของผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาง่าย 3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้าง รายงานย่อ เพื่อนำใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า 4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไป คำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้น การสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้

        3) การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้าง รายงานย่อ เพื่อนำใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า

        4) การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไป คำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้น การสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้

    3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย

        1) การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆเช่น แผ่น บันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแลและทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

        2) การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูล จะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน

        3) การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนำไปแจกในภายหลังจึง ควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

        4) การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึง เป็นเรื่องสำคัญ และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

ข้อความบนทะเบียนประวัตินักเรียนด้านบน ทำให้ทราบว่า ขยัน หมั่นเรียน เป็นนักเรียนชาย เกิดวันที่ 20 มกราคม 2540 และ สมใจ  น้ำใจงาม  เพศ  หญิง เกิดวันที่ 15 มกราคม 2541

ถ้ามีการนำข้อมูลของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากทะเบียนประวัติไปแจกแจงตามเพศและปีเกิดดังนี้

ฉะนั้นจำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามเพศ และปีที่เกิดจะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนำข้อมูลไปทำการประมวลผล

        วิธีการประมวลผลข้อมูล

        ในการนำเข้าข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่นำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนการประกอบกัน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจสอบความถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับ การรายงานผล รวมถึงการส่งสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น วิธีการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำเข้าข้อมูลมาประมวลผลได้ 2 วิธี คือ

    1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing)

        การประมวลผลแบบนี้เป็นการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่อง ปลายทาง (Terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝาก-ถอนเงินด้วยเครื่องเอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีที่ใช้กันมาวิธีหนึ่ง

ภาพที่ 2.4 การเบิกถอนเงินที่ตู้เอทีเอ็มของธนาคาร

    2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing)

        เป็นการประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้ง ๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูล ผลสำรวจความนิยม ของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทนราษฎรหรือที่เรียกว่าโพลล์ (Poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วนำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานหรือสรุปผลหาคำตอบ กรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะเป็นครั้ง ๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน

ภาพที่ 2.5 ตัวอย่างผลการสำรวจหรือโพลล์ (Poll)

        ระบบสารสนเทศ (Information System : IS)

        ระบบสารสนเทศ หมายถึง ระบบที่ดำเนินการจัดการข้อมูลข่าวสารในองค์กรให้สามารถนำมาใช้อย่างเป็นระบบระเบียบ โดยมีหรือไม่มีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้องก็ได้ แต่ในที่นี้จะหมายถึงระบบที่มีการใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ได้มาเพื่อสารสนเทศเพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้องที่สุด ดังนั้นระบบสารสนเทศในที่นี้จึงประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ผู้ใช้ กระบวนการ และตัวข้อมูลหรือสารสนเทศโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบและประเมินผลระบบได้ ในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม

ภาพที่ 2.6 ระบบสารสนเทศ

        ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer Based Information System : CBIS)

        ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประกอบด้วย ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) ข้อมูล (Data) บุคลากร (Peopleware) กระบวนงาน (Procedure) และโทรคมนาคม (Telecommunication) ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อทำการรวบรวม จัดการ จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศดังนี้

ภาพที่ 2.7 ส่วนประกอบของสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

    1. ฮาร์ดแวร์ คือ อุปกรณ์ทางกายภาพซึ่งก็คือเครื่องคอมพิวเตอร์และหน่วยประมวลผลต่าง ๆ ที่ใช้ ในการรวมรวม การนำเข้า และการจัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและแสดงสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ออกมา

ภาพที่ 2.8 ฮาร์ดแวร์

    2. ซอฟต์แวร์ ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกับฮาร์ดแวร์และใช้ในการ ประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ

ภาพที่ 2.9 ซอฟต์แวร์

    3. ข้อมูล ในส่วนนี้หมายถึง ข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล โดยฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกัน

    4. บุคลากร หมายถึง บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้ใช้ พนักงาน คอมพิวเตอร์ ผู้ควบคุมระบบ นักเรียนโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบ จนถึงผู้อำนวยการศูนย์คอมพิวเตอร์

ภาพที่ 2.10 บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์

    5. กระบวนงาน หมายถึง กลุ่มของคำสั่งหรือกฎที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบ สารสนเทศ ซึ่งอาจได้แก่การแนะนำการควบคุมการเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์ วิธีการสำรองสารสนเทศในระบบและวิธีการจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้

    6. การสื่อสารข้อมูล หมายถึง การส่งสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดต่อสื่อสารและช่วยให้องค์กร สามารถเชื่อมระบบคอมพิวเตอร์เข้ากับระบบเครือข่าย (Network) ที่มีประสิทธิภาพได โดยเครือข่ายที่ใช้เชื่อมโยงต่อคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน อาจเป็นภายในอาคารเดียวกัน ในประเทศเดียวกันหรือทั่วโลก เพื่อให้สามารถสื่อสารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้

       การแทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

        คอมพิวเตอร์ทำงานด้วยหลักการทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สัญญาณทางไฟฟ้าแทนตัวเลขศูนย์และหนึ่ง ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (Binary Number System) แต่ละหลักเรียกว่า บิต (Binary Digit : Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลาย ๆ บิตมาเรียงกัน จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวนอักขระหรือสัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ และเพื่อเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้นโดนรหัสมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากมี 2 กลุ่ม คือ รหัสมาตรฐานของสหรัฐอเมริกาเพื่อการสับเปลี่ยนสารสนเทศหรือรหัสแอสกี และรหัสสับเปลี่ยนเลขฐานสิบเข้ารหัสฐานสองแบบขยายหรือรหัสเอบซีดิก

ภาพที่ 2.11 ระบบเลขฐานสอง

       รหัสแอสกี (ASCII) การกำหนดรหัสแทนข้อมูลขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลและคอมพิวเตอร์รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกีมาจากชื่อภาษาอังกฤษคำเต็มว่า American Standard Code For Information Interchange กำหนดขึ้นโดยหน่วยงานกำหนดมาตรฐานของสหรัฐอเมริกาใช้กันแพร่หลายกับระบบคอมพิวเตอร์ทั่วไปและระบบสื่อสารข้อมูล รหัสอักขระแต่ละตัวประกอบด้วย 8 บิตคือ

ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่าง ๆ ได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว 

ดังนั้น สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น  

รหัสเอบซีดิก (EBCDIC) ย่อมาจาก Extened Binary Coded Decimal Interchange Code เป็นการกำหนดรหัสแทนตัวอักขระที่ใช้กันอย่างแพร่หลายอีกแบบหนึ่ง การกำหนดรหัสจะใช้ 8 บิต หรือ 1 ไบต์ต่อ 1 อักขระ เหมือนกับรหัสแอสกี แต่แบบของรหัสที่กำหนดจะแตกต่างกันคือ 

    หน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในระบบคอมพิวเตอร์ มีค่าข้อมูลเป็นตัวเลขระบบฐานสองคือ 0 และ 1 บิต มักใช้เป็นหน่วยวัดความสามารถของหน่วยไมโครโพรเซสเซอร์ในการประมวลผลข้อมูล เช่น 16 บิต หรือ 32 บิต บิต เท่ากับ 1 นิบเบิล (Nibble) และ 8 บิต เท่ากับ 1 ไบต์ จะใช้แทนตัวอักขระหรือตัวเลขด้วยเลข 0 ถึง 9 ตัวอย่างเช่น ไบต์ 0100001 คือ อักขระ A เลข 0 หรือ 1 ในไบต์ก็คือ 1 บิต ซึ่งแสดงถึงสถานะ 1 ใน 2 สถานะคือ 0=ปิด 1= เปิด การรวมรวมของตัวเลข 0 และ 1 ในลักษณะต่าง ๆ ให้เป็นชุด 8 ตัวจะแทนข้อมูลทั้งหมดในคอมพิวเตอร์

    ระบบเลขฐานสอง ในชีวิตประจำวันของมนุษย์ต้องได้พบเจอกับจำนวนและการคำนวณอยู่ทุกวัน หากเราสังเกตจะพบว่าจำนวนที่เราคุ้นเคยอยู่ทุกวันนั้นไม่ว่าจะเป็นการซื้อของด้วยเงินสด จำนวนเงินฝากในธนาคาร หรือจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์ ล้วนแล้วแต่ประกอบขึ้นจากตัวเลข 10 ตัวคือ 0,1,2,3,4,5,6,7,8 และ 9 ทั้งสิ้น ตัวเลขทั้ง 10 ตัวนี้ ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการนับจำนวนของมนุษย์ การที่มนุษย์เลือกเลข 10 ตัวในการแทนการนับ อาจเนื่องจากมนุษย์มีนิ้วมือที่สามารถใช้เป็นอุปกรณ์ช่วยนับได้เพียง 10 นิ้ว จึงกำหนดระบบตัวเลขนี้ขึ้นมาและเรียกว่า ระบบเลขฐานสิบ (Decimal)

     ต่อมาเมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานแบบดิจิทัลและใช้ระดับแรงดันไฟฟ้าแสดงสถานะเพียง 2 สถานะ คือ ปิด (แทนด้วย 0) และเปิด (แทนด้วย 1) หรืออาจกล่าวได้ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์รู้จักตัวเลขเพียงสองตัวเท่านั้นคือ 0 และ 1 หากมนุษย์ต้องการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยทำงาน มนุษย์ต้องเรียนรู้ระบบเลขที่ประกอบด้วยตัวเลขเพียง 2 ตัวเช่นกัน จึงได้มีการคิดค้นระบบเลขฐานสอง (Binary Number System) ขึ้น เพื่อช่วยให้การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยระบบเลขฐานสองเป็นระบบตัวเลขเพียงสองตัวคือ 0 และ 1 เท่านั้น

    นอกจากระบบเลขฐานสองแล้ว ในการทำงานของคอมพิวเตอร์ยังเกี่ยวข้องกับระบบตัวเลขระบบอื่นอีก เช่นระบบเลขฐานแปดและระบบเลขฐานสิบหก ซึ่งระบบเลขฐานทั้งสองจะมีแนวคิดในทำนองเดียวกันกับระบบเลขฐานสองและเลขฐานสิบ

เลขฐานสิบ

เลขฐานสอง

เลขฐานแปด

เลขฐานสิบหก

0

0000

0

0

1

0001

1

1

2

0010

2

2

3

0011

3

3

4

0100

4

4

5

0101

5

5

6

0110

6

6

7

0111

7

7

8

1000

10

8

9

1001

11

9

10

1010

12

A

11

1011

13

B

12

1100

14

C

13

1101

15

D

14

1110

16

E

15

1111

27

F

ตารางแสดงรูปแบบของเลขในฐานสิบ ฐานสอง ฐานแปด และฐานสิบหก

       ประเภทของสารสนเทศ

        ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับระบบสารสนเทศและเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น เนื่องจากการบริหารงานในองค์การมีหลายระดับ กิจกรรมขององค์การแต่ละประเภทจะแตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป

       ซึ่งระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้หลายวิธี ในที่นี้ขอกล่าวถึงประเภทของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 3 ประเภทคือ

           1. ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานหรือผู้บริหารระดับต่าง ๆ

           2. การจำแนกตามหน้าที่ขององค์กร

           3. การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานหรือผู้บริหารระดับต่าง ๆ แบ่งประเภทของสารสนเทศไว้ ดังนี้

        1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems : TPS) ระบบประมวลผลรายการ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการเปลี่ยนข้อมูลดิบจากการปฏิบัติงานให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องจักรสามารถอ่านได้, เก็บรายละเอียดรายการ, ประมวลผลรายการและสั่งพิมพ์รายละเอียดรายการ ออกมาได้ รายการ (Transaction) คือ การกระทำพื้นฐานที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการทางธุรกิจ เช่น การขายสินค้า การจองตั๋วเครื่องบิน การซื้อสินค้าผ่านเครดิตการ์ดและการสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง จัดเป็นรายการทั้งสิ้น ระบบประมวลผลรายการนิยมใช้ในการประมวลผลบัญชี, การขาย, หรือประมวลผลข้อมูลสินค้าคงคลัง เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้เป็นที่ต้องการของระบบสารสนเทศอื่นๆในองค์กร

        ในการดำเนินการของระบบประมวลผลรายการ ข้อมูลถูกนำเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบสารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จนกระทั่งพร้อมที่จะถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้ว จะเกิดการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประมวลผลรายการจะทำการบันทึกรายการลงในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน, ตาราง, กราฟ,ภาพเคลื่อนไหว และเสียงฯลฯ ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศนั้นๆ

ภาพที่ 2.12 ตัวอย่างระบบประมวลผลรายการ

       ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวิธีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่

   1. ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing System) ข้อมูลจากหลายๆรายการ จากผู้ใช้หลายๆ คน หรือจากช่วงเวลาหลายๆ ช่วง ถูกรวมเข้าด้วยกัน, นำเข้า และประมวลผลเหมือนเป็นกลุ่มเดียว ตัวอย่างเช่น ยอดขายรายวันซึ่งถูกประมวลผลเพียงวันละหนึ่งครั้ง จะใช้ระบบการประมวลผลแบบกลุ่มนี้เมื่อข้อมูลไม่จำเป็นต้องปรับปรุงทันที และเมื่อมีข้อมูลจำนวนมากที่คล้ายกัน ต้องถูกประมวลผลในครั้งเดียวกัน

    2. ระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing System) รายการถูกประมวลผลเมื่อเกิดรายการนั้นขึ้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

       2.1 การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมื่อป้อน ข้อมูลเข้าโดยไม่ต้องเก็บไว้ประมวลผลในภายหลัง เช่น ระบบเช็ครายการสินค้าออกของร้านขายของชำ โดยระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงินที่แสดงรายการสินค้าทันทีหลังจากรายการสินค้าต่างๆ ที่ซื้อ ถูกประมวลผล

       2.2 การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) ใช้ในระบบควบคุม หรือระบบที่ ต้องการให้เกิดผลสะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภูมิของห้างสรรพสิน การทำงานของการประมวลผลแบบทันที สามารถไปมีผลกระทบกับตัวรายการนั้นๆ เอง ถ้าผู้ใช้หลายรายแข่งขันกันเพื่อใช้ทรัพยากรเดียวกัน เช่นที่นั่งบนเครื่องบิน หรือในชั้นเรียนพิเศษ

ภาพที่ 2.13 ระบบจองตั๋วเครื่องบินออนไลน์

    3. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบที่สนับสนุนงาน ในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลกรรวมทั้งบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟต์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้มักอยู่ในรูปของเอกสารกำหนดการสิ่งพิมพ์

    4. ระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems :KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุน บุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น การสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ บริการใหม่ ๆ ความรู้ใหม่ ๆ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้นตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินงานก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้มักอยู่ในรูปของสิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

    5. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจการเป็นอย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันเป็นยุคโลกาภิวัฒน์ (Globalization) ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้มักอยู่ในรูปแบบของการพยากรณ์หรือการคาดการณ์

       ระบบสารสนเทศการจำแนกตามหน้าที่ขององค์กร การจำแนกระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทำงานตามหน้าที่หรือการทำกิจกรรมขององค์กร โดยทั่วไปองค์กรมักใช้ระบบสารสนเทศในงานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่าง ๆ เช่น

            1. ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting Information System) ปัจจุบันงานของนักบัญชี มีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องใน การทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผล เชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ

ภาพที่ 2.14 ตัวอย่างระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

            2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Finance Information System) ระบบสารสนเทศด้าน การเงิน เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้

                1) ข้อมูลจากการดำเนินงาน (Operations data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ

                2) ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผน การตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน

                3) กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสริมความสำเร็จของกลยุทธ์

                4) ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์

ภาพที่ 2.15 ตัวอย่างระบบการเงิน

           3. ระบบสารสนเทศด้านการผลิต (Manufacturing Information System) ระบบสารสนเทศ ด้านการผลิต นับเป็นเครื่องของการนำเสนอสารสนเทศการผลิตเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศด้านการวางแผน การจัดการ การควบคุมการผลิตและการดำเนินงาน ตลอดจนการควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์ซึ่งเป็นผลลัพธ์จากกระบวนการผลิตซึ่งความต้องการสารสนเทศนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ล่ะองค์การ เช่น ธุรกิจอุตสาหกรรม จะมีความต้องการที่แตกต่างกันไปจากธุรกิจบริการ หรือธุรกิจบริการโรงพยาบาลจะมีความต้องการสารสนเทศที่แตกต่างไปจากธุรกิจบริการในมหาวิทยาลัย เป็นต้น

            4. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System) เป็นเครื่องมือหนึ่งของ การนำเสนอสารสนเทศเพื่อใช้สำหรับงานด้านการตลาดในส่วนการพัฒนาผลิตภัณฑ์และโปรแกรมทางการตลาดที่ดี จึงจำเป็นต้องใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของลูกค้า คู่แข่งขัน ผู้ขาย ตลอดจนผู้ที่มีบทบาทอื่นทางการตลาดด้วย เนื่องจากในปัจจุบัน ขนาดของตลาดใหญ่ขึ้น ผู้ซื้อมีทางเลือกเพิ่มขึ้น วิธีการทางการตลาดมีความซับซ้อนขึ้น อีกทั้งธุรกิจยังจำเป็นต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อม ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีการแข่งขันสูง ด้วยเหตุนี้ การใช้สารสนเทศที่ทันต่อเหตุการณ์จึงยิ่งจะทวีความจำเป็นมาก

ภาพที่ 2.16 ระบบสารสนเทศด้านการตลาด

            5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ โดยที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

                1) ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและ สวัสดิการ เป็นต้น

                2) ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล

                3) ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น

ภาพที่ 2.17 ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์

 ระบบสารสนเทศการจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ระบบ ดังนี้

        1. ระบบสารสนเทศประมวลผลรายการ (Transaction Processing System : TPS) เป็นระบบ สารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์กร เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง สิ่งใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีชำระเงินของลูกค้า หรือการฝากถอนเงินกับธนาคาร เช่น การฝาก-ถอนเงินจากตู้เอทีเอ็มของธนาคาร

   

ภาพที่ 2.18 ตัวอย่างระบบสารสนเทศการประมวลผลรายการ

        2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) เป็นระบบ สารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้วางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลผลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน ตัวอย่างเช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้มักอยู่ในรูปแบบของรายงานสรุป

ภาพที่ 2.19 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

        3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) เป็นระบบที่ช่วยบริหารใน การตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้นหลักการของระบบสร้างขึ้นจากแนวคิดในการใช้คอมพิวเตอร์ในการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่าง ๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจการทำนายหรือพยากรณ์เหตุการณ์

ภาพที่ 2.20 สารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ

 

 ดังนั้นกล่าวได้ว่า ข้อมูลคือ ข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงที่เราสนใจไม่ว่าจะเป็นสัตว์หรือสิ่งของหรือ เหตุการณ์ต่าง ๆ ข้อมูลสามารถได้จากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ คอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่วิทยุ

  สรุป

สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง ซึ่งตรงกับความต้องการของผู้ใช้ในรูปแบบที่ใช้งานได้ และอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ